Pauschalisieren: Eine Entschuldigung für Nichts

„Ich muss alles alleine machen!“, ein Satz, der einem tagtäglich auf der Arbeit begegnet. Vielleicht ertappst du dich oft selbst dabei, wie du auch alles machen musst, während alle anderen dir auch noch erzählen, dass sie Langeweile haben.
Wer pauschalisiert, der entschuldigt sich bereits im Vorfeld dafür, dass er nicht alles schaffen wird und nicht das gesamte Potential nutzt.
Zum anderen sind solche Aussagen ineffizient.
Vielen Menschen fällt es einfach schwer, die wichtigen Dinge von den unwichtigen zu unterscheiden und am Ende investieren sie unnötig viel Energie in die falschen Aufgaben zur falschen Zeit.
Es entsteht ein hektisches und geschäftiges Treiben, Überstunden fallen an und am Ende sind die Menschen fix und fertig, haben aber null geschafft, geschweige denn, dass sie erfolgreich werden.
Wäre es nicht besser, 2 Stunden zu nutzen und dabei intensiv zu arbeiten, anstatt 8 Stunden mit viel Arbeit vollzustopfen, nur damit du dich gestresst fühlst?

Wie effizientes Arbeiten funktioniert: Das Paretoprinzip 

Wie funktioniert effizientes Arbeiten eigentlich genau und worauf kommt es an? Wir unterliegen oft der Illusion, dass wenn wir viel arbeiten, wir auch viel schaffen. Vielleicht hast du schon einmal von dem Paretoprinzip gehört. Es zeigt dir ganz klar, wie wir Menschen so ticken und wofür wir besser Zeit aufwenden und wofür besser nicht. Zudem verdeutlicht das Paretoprinzip ganz klar: Viel arbeiten heißt niemals, dass man auch viel schafft oder erfolgreich werden wird.

Das Paretoprinzip geht auf den Italiener Vilfredo Pareto zurück. Pareto hatte die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien untersucht und festgestellt, dass rund 20% der italienischen Staatsbürger 80% des Staatsvermögens besaßen. Daraus schlussfolgerte er, dass man für rund 80% der Aufgaben nur 20% seiner eigenen Energie investieren muss. 
Wie genau sieht das zukünftig für dich in der Praxis aus?

Für deinen erfolgreichen Arbeitsalltag heißt das, dass du ihn effizienter gestalten kannst, indem du konkret auflistest, was genau du zu erledigen hast und welche Dinge du delegieren kannst.
Damit sparst du Zeit ein und schaffst es,den Fokus auf die relevanten Dinge zu lenken und du entgehst erfolgreich dem Alltagsfrust.  
Das Paretoprinzip ist ein wirkungsvolles Instrument, um das eigene Zeitmanagement zu kontrollieren und sich immer wieder zu vergegenwärtigen, welche Aufgaben absolut oberste Priorität haben und welche nicht. Auch was die Gewichtung der jeweiligen Aufgaben betrifft, kann dir das Paretoprinzip weiterhelfen und sichert dir in der Zukunft den Erfolg. 

Um noch effektiver zu werden, gebe ich dir 5 Tipps, mit denen du schon in kurzer Zeit viel produktiver und effizienter arbeiten wirst!

5 Tipps für effizienteres Arbeiten

1.    Prioritätenliste

Erstelle entweder zu Beginn des Arbeitstages oder am Abend vor dem nächsten Arbeitstag eine Prioritätenliste. Somit hast du schon zu Beginn eine Übersicht über die wichtigsten Dinge, die vor dir liegen. 
Ordne die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.
Denn damit weißt du bereits, auf welche Aufgaben du den Schwerpunkt legen musst und hast somit bereits einen Großteil der Arbeit gemacht. Zu wissen was zu tun ist, ist oftmals schwieriger zu erkennen, als es dann später umzusetzen.

2. Erledige die Grundsätzlichkeiten

Halte nicht nur Ordnung auf deinem Schreibtisch, sondern organisieren ihn so, dass du schnell Zugriff auf alle wichtigen Informationsquellen hast. Was nach einer Selbstverständlichkeit klingt, ist in der Praxis in den meisten Fällen ein wüstes Chaos. Nehme dir deshalb mindestens einmal in der Woche 30 Minuten Zeit und räume deinen Schreibtisch auf.
Sicher auch deine Daten auf dem Computer so, dass nicht nur du selbst die Daten jederzeit finden kannst, sondern auch deine Kollegen. Es kann schließlich immer einmal vorkommen, dass du krank wirst und ein Kollege braucht dringend ein Dokument von dir.
Es sind die kleinen Dinge im Arbeitsalltag, die am allermeisten aufhalten und richtige Zeitfresser sind. Summiere nur einmal die Zeit, die du brauchst, um Dokumente auf deinem Schreibtisch oder wichtige Dateien auf deinem Desktop, zu finden 
Erfolgreiche Menschen sind anders, sie kreieren sich Ihr eigenes Ordnungssystem, damit sie immer effizient arbeiten können. 

3. Vermeide Multitasking!

Wir leben in einer Multitasking- Zeit. Wir gehen die Straße entlang, schauen auf das Smartphone und hören gleichzeitig noch Musik. Was in der Freizeit funktioniert, funktioniert aber nicht bei der Arbeit. Erfolg heißt immer, den Fokus auf bestimmte Dinge und Projekte zu legen und nicht alles gleichzeitig zu machen. Wenn du zwei, drei oder mehr Projekte zeitgleich bearbeitest, dann wirst du keines der Projekte schnell und erfolgreich zu Ende bringen.
Multitasking steigert nicht die Effizienz, sondern es verhindert sie! Die Projekte dauern länger, kosten mehr und sind auch schlechter ausgeführt. So entstehen Fehler, die später beseitigt werden müssen. Und du selbst leidest unter dem hohen Stresspegel. 
Gehe deshalb immer strukturiert und nach Plan vor. So kannst du dir sicher sein, dass alles erfolgreich verläuft.

4. Ein Synonym für Ineffizienz: Das Meeting

Wenn du einmal richtig viel Zeit verplempern willst, dann organisiere ein langes Meeting! Nichts frisst mehr Zeit, ist unproduktiver und hinterlässt mehr Fragen als Antworten, als ein Meeting. Deswegen gilt es hier die Effizienz unbedingt zu steigern. Ein Tipp für dich, bevor du in ein Meeting gehst, nutze hier die SMART Methode, damit schaffst du es deine konkreten Ziele im Auge zu behalten.
Wichtig für die erfolgreiche Effizienzsteigerung ist es, dass nur die wichtigsten Personen im Meeting sitzen. Vermeide zudem, Smartphones mitzunehmen, damit es nicht zu Ablenkungen kommt. Wenn es um ein längeres Projekt geht, so gebe eine regelmäßige und feste Anzahl an Meetingterminen vor. Dadurch steigert sich automatisch die Produktivität, da die Mitarbeiter und Kollegen ein festes Ziel vor Augen haben und sich so auf eine Deadline konzentrieren können.
Halte viele, aber kurze Meetings ab! Marathon-Meetings von mehreren Stunden verführen oft dazu, dass du in einen „Meetingtrott“ verfällst. Hierbei besteht immer die Gefahr, dass du das eigentliche Ziel aus den Augen verlierst. 
Nehme für jedes Metting ein Notizblatt, auf dem du die wichtigsten Punkte schon von vornherein festlegst. 
Unterbinde, wann immer es geht, den Einsatz von PowerPoint! Verstehe mich mich bitte nicht falsch, PowerPoint ist zur Visualisierung wirklich hervorragend geeignet, doch bei Präsentationen schalten die meisten Zuhörer bereits nach wenigen Minuten ab. Benutze Storytelling und zeige den Zuhörern den Feind! Das erzeugt Spannung und Aufmerksamkeit.

5. Abschottung

Bestimme regelmäßig für dich selbst einen Ort und ein Zeitfenster, in dem du abgeschottet bist von der Außenwelt. Nichts lenkt dich mehr ab als Kollegen, E-Mails und das Smartphone. Es führt dazu, dass du jedes Mal aus dem „Flow“ kommst und so wichtige Zeit verschwendest, die du auch anders hätten nutzen können. 
Halte dabei alles so minimalistisch wie möglich, damit erst gar keine Versuchung aufkommt. Solltest du kein Internet benötigen, mache es aus, arbeite dann komplett autark. Damit fokussierst du dich ganz speziell auf die Aufgabe und sparst so wichtige Zeit ein. 

Probiere diese 5 erfolgreichen Tipps einmal aus und vergleiche die Ergebnisse einmal mit den Ergebnissen, die du davor erreicht hast. Du wirst sehen, dass der Erfolg auf der Hand liegt.