2020 March 31
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7 Tipps, wie Du Missverständnisse vorbeugst

Um Missverständnissen vorzubeugen, müssen Deine Anweisungen klar und verständlich sein. Wie das geht, verrate ich Dir im heutigen Blogbeitrag.


2020 March 31
2020-04-23T12:20:05+0200 Marc Galal GmbHMarc Galal

Während Kommunikation in jedem Unternehmen von großer Bedeutung ist, können Missverständnisse mehr Schaden anrichten als häufig angenommen. Verschleierte Anweisungen und falsch interpretierte Arbeitsaufträge kosten Zeit, schaffen Qualitätsmängel oder verursachen eine schlechte Stimmung zwischen Dir und Deinen Mitarbeitern.

Tipp # 1 Was möchtest Du wirklich?

Deine Mitarbeiter können Deine Gedanken nicht lesen. Gib klar an, was Dein Ziel ist und was Du tun möchtest, damit wenig Raum für Spekulationen bleibt und Fragen evtl. selbst beantwortet werden können. Wenn ein Mitarbeiter mehr Informationen benötigt, prüfe am besten gleich, inwiefern deine Rückmeldung allen Kollegen dienen könnte. Falls Deine Antwort allen im Team dient, bedanke Dich per Mail oder mündlich für die Frage und antworte gleich an alle.

Tipp # 2 Führe Protokoll

Wenn es die Zeit zulässt oder Deine Anweisungen komplex sind, schreibe Dir die wichtigsten Eckpunkte Deines Auftrags vorher auf, ehe Du Dich an Deine Mitarbeiter wendest. Beziehe Dich stets auf Deine Notizen, wenn Du Deine Anweisungen gibst. Auf diese Weise bleibst Du auf dem Laufenden. Bitte Deine Mitarbeiter, ebenfalls Protokoll zu führen und dieses Protokoll an alle Teilnehmer zu schicken. Zunächst können die Kollegen jeweils die Inhalte vervollständigen, dann erkennst Du anhand des Ergebnisses, an welchen Punkten Du noch zur Klärung beitragen kannst. Extra-Tipp: Für besonders komplexe oder wichtige Anweisungen unterstreiche Deine Anfrage mit einer Notiz oder einer E-Mail.

Tipp # 3 Wiederhole Deine Anweisung

Bitte Deine Mitarbeiter, die besprochenen Inhalte, Punkt für Punkt wiederzugeben. So stellst Du sicher, dass Dein Gegenüber versteht, was Du sagst. Tu‘ dies ohne herablassende Haltung und achte auf Deinen Ton, wenn Du um eine Wiederholung bittest. Deine Aufgabe ist es, Anweisungen zu vermitteln, also verzichte auf eine arrogante Haltung. Der Ton macht bekanntlich die Musik. Das Wiederholen festigt die Anweisung, fördert kritische Rückfragen und zeigt Dir, wo Du noch klarer sein kannst.

Tipp # 4 Aktives Zuhören

Während Du sicherstellen möchtest, dass Dein Mitarbeiter zuhört, solltest Du dasselbe tun: Gib keine Anweisungen, während Du anderweitig beschäftigst bist (z.B. beim Tippen auf der Tastatur oder Papierkram durchgehen). Wenn Dein Kopf zwischen mehreren Dingen aufgeteilt ist, sind Deine Anweisungen schwammig. Wenn Du bei einem wichtigen Thema sehr beschäftigt/ abgelenkt bist, projizierst Du die „anscheinend“ nicht vorhandene Dringlichkeit auf Deinen Mitarbeiter. Nimm Dir also Zeit für Dein Anliegen, um gehört und verstanden zu werden.

Tipp # 5 Ein ruhiger Ort

Suche Dir einen ruhigen Ort, um Deine Anweisungen zu geben. Entferne Dich von einem lauten Büro oder laufenden Druckmaschinen. Die Geräuschkulisse lenkt ab und Du sendest die falsche Nachricht, wenn Du gezwungenermaßen über den ganzen Lärm hin schreist, um gehört zu werden. Such‘ Dir ein unbesetztes Büro, einen Pausenraum oder bringe Dein Anliegen einfach bei einem Spaziergang zum Ausdruck.

Tipp # 6 Nachrichten und E-Mail

Wenn Du Anweisungen per E-Mail oder Sprachnachrichten rausgibst, solltest Du Dich besonders klar artikulieren. Direktheit ist entscheidend. Rede nicht um den heißen Brei herum, sondern verfasse beides in einem strukturierten Muster. Versuche, Deine Absichten und Anweisungen in nicht mehr als fünf Sätzen zu kommunizieren. Wenn dies nicht möglich ist, verwende Aufzählungszeichen. Der Ton ist besonders wichtig (siehe Tipp # 3). Lies Dir Deine Anweisungen erneut durch oder lasse sie von einer anderen Person prüfen, bevor Du sie versendest. Dies solltest Du natürlich nur tun, wenn Du Dir unsicher bist.

Tipp # 7 Im Eifer des Gefechts

Während Geschwindigkeit in der Kommunikation wichtig ist, solltest Du die Ruhe bewahren, wenn Du verärgert bist. Gib keine Anweisungen, wenn Du müde, verärgert oder wütend bist. Warte, bist Du wieder neutral kommunizieren kannst, ohne persönliche Gefühle hinzuzufügen. Dein Mitarbeiter hört dann nämlich Deine Stimmung heraus und bezieht sie möglicherweise auf sich. Dabei übersieht er oder sie unter Umständen die eigentlichen Anweisungen und das persönliche Verhältnis ist belastet.

 

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